GCdocs pour les dossiers numériques protégés
Nous avons stocké des dossiers contenant des renseignements personnels protégés sur GCdocs.
Comment accéder à GCdocs
- Sur votre ordinateur du SCT, utilisez ce lien qui vous amène directement au dossier de recherche.
- Si vous n’êtes pas sur le réseau du SCT, vous devrez vous connecter au réseau privé virtuel avant d’ouvrir GCdocs.
Utiliser GCdocs
- Stockez les fichiers dans un sous-dossier portant le nom de votre produit. Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez l’ajouter vous-même. (Cliquez sur l’icône d’ajout de dossier à côté de « Ajouter un élément »).
- Dans le sous-dossier de votre produit, organisez vos fichiers dans la façon qui vous convient. (p. ex., par étude)
Créer un nouveau fichier
- Créez le fichier (p. ex. Word, Excel ou enregistrement audio) sur votre ordinateur du SCT.
- Accédez au sous-dossier de votre produit.
- Appuyez sur « Ajouter un article » → « Document ».
- A côté de « Existant », cliquez sur « Choisir fichier ». Choisissez le fichier à partir de votre ordinateur TBS.
- Appuyez sur « Ajouter ». Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
- Remplissez chaque champ obligatoire (ceux étiquetés d’un triangle d’avertissement jaune) :
- Type de document : appuyez sur le petit triangle noir ; une nouvelle fenêtre s’ouvrira, choisissez le type qui décrit le mieux votre document (par exemple « Ensemble de données » ou « Notes »).
- Langue : choisissez la langue de votre fichier.
- Classification : Protégé A ou B, selon la sensibilité de l’information.
- Appuyez sur « Terminé » dans la fenêtre.
- Appuyez à nouveau sur « Ajouter ». Vous serez redirigé vers une page pour votre dossier.
Félicitations, c’est fini ! Vous pouvez copier l’URL et l’envoyer à un autre chercheur si vous avez besoin de partager le fichier.
Afficher ou modifier un fichier existant
- Naviguez jusqu’à la page du fichier dans le sous-dossier de votre produit.
- Cliquez sur « Télécharger » pour l’enregistrer localement, pour l’afficher ou le modifier.
- Si vous avez modifié le fichier localement, cliquez sur « Ajouter version » pour retéléverser le fichier. Choisissez le fichier et appuyez sur « Ajouter une version ». GCdocs l’ajoutera en tant que nouvelle version.
En règle générale, ne cliquez pas sur « Ouvrir » ou « Modifier ». Il se peut que les modifications ne s’enregistrent pas correctement si vous le faites.
Ce que nous stockons sur GCdocs
Tous les documents numériques qui représentent de renseignements protégés, dont les suivants :
- les répertoires de participants de recherche (dont les noms, les adresses courriel et les numéros de téléphone)
- les notes de recherche brutes
- les enregistrements des séances de recherche
- Formulaires de consentement numérisés
- les notes sur les personnes interrogées ou leurs évaluations
Ce que nous ne stockons pas sur GCdocs
- Stockez les dossiers non protégés (comme les plans ou rapports de recherche) dans Google Drive.
- Entreposez les documents protégés dans notre classeur à tiroirs verrouillé.
- Les documents classifiés (comme « secret » et « très secret ») ne peuvent être déposés dans aucun de nos systèmes ou de nos classeurs à tiroirs. Veuillez vous référer aux directives du SCT pour savoir comment les traiter.
Qui utilise GCdocs et quand
- Vous êtes responsable de stocker tous les dossiers avec des renseignements protégés sur votre ordinateur du SCT ou sur GCdocs. Utilisez GCdocs pour stocker vos fichiers en toute sécurité ou pour les partager avec d’autres chercheurs.
- Soyez prudents et ne stockez pas les données sur les participants ou les données de recherche sur votre MacBook.
- La dernière mise à jour a été effectuée par Lucas le 5 juillet 2019.