Guide de recherche en conception du SNC

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Protection des renseignements personnels et consentement

Le présent guide décrit les processus de ressources qui vous permettent de réaliser une recherche éthique et conforme aux politiques.

Ce guide est en cours d’élaboration. Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec un membre de l’équipe de la politique ou de l’équipe de recherche.

Apport de l’équipe de la politique

  • Détermine le cadre et les processus politiques en place pour une activité de recherche donnée.
  • Élimine la bureaucratie pour que les chercheurs puissent s’acquitter de leurs fonctions.

Apport des chercheurs en conception

  • Établissent les processus de recherche.
  • S’assurent de la conformité des lois et des politiques à leur propre éthique établie en matière de recherche.

Lignes directrices de base en matière de protection des renseignements personnels et consentement

Êtes-vous nouveau dans l’équipe?

Avant d’effectuer des recherches au SNC, veuillez lire les questions et les réponses qui suivent. Dans le cadre de toutes les activités de recherche que vous entamez, vous devrez connaître les réponses aux questions suivantes :

De quels documents liés à la protection des renseignements personnels et au consentement ai-je besoin pour effectuer une recherche de [insérer le type]?

  • Si vous réalisez des entrevues d’interception, vous aurez besoin d’un formulaire de consentement et d’un avis de confidentialité.
  • Si la démarche auprès du participant est enregistrée, vous aurez besoin d’un autre formulaire de consentement.
  • Si vous faites appel à un recruteur, celui-ci devra envoyer les formulaires en notre nom.

Quel courriel devrais-je utiliser pour le recrutement?

Vous devez utiliser votre courriel @tbs-sct.gc.ca. Les renseignements personnels sont protégés et doivent rester sur vos appareils du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) (les tablettes, le courriel @tbs-sct.gc.ca, les téléphones fournis dans le cadre du travail). Nous sommes conscients que cette situation n’est pas idéale et nous cherchons une solution.

Sur quels appareils est-ce que je peux enregistrer les renseignements?

  • Vous pouvez utiliser votre téléphone du SCT pour l’enregistrement sonore. Utilisez la fonctionnalité de notes vocales dans les conteneurs chiffrés de votre téléphone (clavardez avec un membre de l’équipe de la politique pour obtenir plus de renseignements).
  • Assurez-vous d’envoyer l’enregistrement sur votre tablette du SCT aux fins d’écoute et de stockage, et non sur un MacBook. Les renseignements peuvent être transférés sur un MacBook seulement après leur transcription. Encore une fois, ce n’est pas idéal, mais nous cherchons des solutions.

Comment devrais-je sauvegarder les renseignements sur le participant et sur l’organisme?

  • Stockez les renseignements du participant sur les appareils du SCT.
  • Vous pouvez utiliser vos MacBook et des comptes de courriel du SNC pour la sensibilisation auprès des organismes. Dès que vous échangez des renseignements personnels, vous devriez utiliser vos appareils du SCT. Il est plus sécuritaire de se servir des appareils et des comptes du SCT.

Que sont les données protégées?

Généralement parlant, tous les renseignements personnels sont protégés.

Où devrais-je stocker les données protégées? Sur MacBook? Sur la tablette?

Stockez toutes les données protégées sur votre tablette du SCT. Ne les transférez pas à l’extérieur du système du SCT (par exemple par courriel).

Combien de temps dois-je conserver les formulaires de consentement?

On devrait conserver les formulaires de consentement aussi longtemps que possible, car nous utilisons les données de ces séances de recherche. Comme règle approximative, il s’agirait de les conserver jusqu’à la fin de l’implication du SNC pour un produit.

Si le formulaire de consentement permet aux participants de se retirer… (par exemple, si la recherche est confidentielle).

Où devrais-je garder les formulaires de consentement (physiques et numériques)?

Stockez les formulaires numériques de protection des renseignements personnels et de consentement sur votre tablette du SCT.

Les formulaires physiques de protection des renseignements personnels et de consentement devraient être entreposés dans le classeur à tiroirs protégé.

Comment est-ce que je supprime les données? Les formulaires de consentement? Les notes?

Déchiquetez les documents papier (comme les formulaires de consentement) à l’aide des déchiqueteuses situées dans les salles d’impression du bureau (anecdote : ces déchiqueteuses sont approuvées par la Gendarmerie royale du Canada).

Qui a accès aux données de recherche?

L’accès dépend de l’autorisation de collecte dans le cadre de laquelle les données ont été recueillies. Si l’avis de confidentialité indique seulement l’utilisation de l’autorisation du SCT, alors seuls les employés de ce ministère peuvent consulter les données brutes. Par exemple, s’il indique « autorisé par la Loi sur la gestion des finances publiques », il fait alors référence à notre autorisation. Tant et aussi longtemps que les données ne sont pas rendues anonymes, seuls les employés du SCT peuvent les consulter. Si l’avis de confidentialité indique l’utilisation de l’autorisation de collecte du SCT et d’un partenaire, alors le partenaire a autant droit d’accès aux données que nous. Il s’agit, par exemple, du cas si l’avis dit « autorisé par la Loi sur la gestion des finances publiques et la Loi sur le ministère des Anciens Combattants ».

Qui peut consulter les données au sein d’un ministère partenaire?

Si l’avis comprend l’autorisation de collecte d’un partenaire, alors tout employé du ministère partenaire peut consulter les données. Cela dit, nous devons retreindre l’accès à des personnes qui ont une raison valable pour traiter ces données.

D’autres employés du SNC peuvent-ils consulter les données? D’autres membres de l’équipe de produit?

Dans ce cas, les lignes directrices d’accès aux données sont les mêmes que celles pour les employés d’un ministère partenaire. Grâce à l’autorisation de collecte du SCT, tout employé du ministère peut les consulter. Toutefois, nous devons restreindre l’accès à ceux qui ont une raison valable pour traiter les données. Ces contraintes s’appliquent aux données brutes. Nous pouvons ouvertement partager des résumés pour lesquels aucun avis ne peut être attribué à une personne.

Un partenaire peut-il envoyer des renseignements personnels à un chercheur du SNC (par exemple, une feuille de calcul avec des renseignements sur des demandes d’immigration)?

Un partenaire ne peut nous envoyer une feuille de calcul non sollicitée qui comprend des renseignements personnels. Nous devrions nous assurer d’avoir l’autorisation légale de recueillir les renseignements personnels. En vue d’un échange de données entre un partenaire et le SNC, le partenaire doit recueillir les données dans le cadre de son autorisation et de celle du SCT et les données doivent être des fichiers de renseignements personnels ordinaires, comme POU 938, « activités de sensibilisation ».

Quels renseignements puis-je numériser à partir des documents en papier? Où puis-je stocker les renseignements numérisés?

Numérisez les notes en papier en les saisissant sur votre tablette du SCT ou en les numérisant à l’aide de l’équipement du SCT. N’utilisez pas de numériseurs non protégés, comme ceux connectés à nos MacBook.

Stockez les notes numérisées sur vos appareils du SCT. Partagez-les avec d’autres intervenants par l’entremise du courriel du SCT ou par GCdocs.

Si je souhaite prendre des notes numériques, où puis-je les stocker?

Servez-vous de vos appareils (le téléphone distribué par le SCT, dans la zone sécurisée) ou de votre tablette du SCT.

Ressources

Lectures

Ces lectures couvrent une grande partie de la terminologie utilisée dans les formulaires de consentement et de protection des renseignements personnels. Faites ces lecteurs avant d’entamer de recherches.

La Loi sur la protection des renseignements personnels : Elle gouverne la manière par laquelle le gouvernement fédéral gère les renseignements personnels.

  • Article 3 : définitions
  • Article 4 : autorisation de collecte
  • Paragraphe 8(2) : divulgation appropriée des renseignements

Énoncé de politique des trois Conseils sur l’éthique de la recherche avec des êtres humains : principes fondamentaux qui décrivent les pratiques exemplaires pour la recherche avec des participants Le chapitre 3 fournir les lignes directrices pour la collecte d’un consentement éclairé.

  • Chapitre 3 : consentement
Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée : Elle fournit une orientation aux institutions gouvernementales quant à la façon de mettre en œuvre des pratiques efficaces de protection de la vie privée.

(voir le résumé du SNC)

  • Article 6 : exigences
  • Article 6.2.9 : avis de confidentialité

Outils internes

L’équipe de la politique rendra la collecte effectuée dans le cadre de la protection des renseignements personnels et du consentement plus efficace et sécuritaire. Les chercheurs utilisent ces outils en collaboration avec l’équipe de la politique.

Guide sur la protection des renseignements personnels dans le cadre des activités de recherche

Quand utiliser : vous commencez la recherche et vous avez choisi les participants et le lieu.

Cadre de protection des renseignements personnels et de consentement pour les avis

Quand utiliser : lorsque vous choisissez les avis à utiliser pour la protection des renseignements personnels et le consentement

Générateur de formulaires de protection des renseignements personnels et de consentement

Quand utiliser : en collaboration avec l’équipe de la politique pour générer des formulaires de recherche

Mots clés et acronymes

Vous trouverez un ensemble exhaustif de définitions dans le Cadre de protection des renseignements personnels et de consentement.

Renseignements permettant d’identifier une personne

Il s’agit de tout élément de données qui permet d’identifier une personne précise. Tous les renseignements qui peuvent servir à distinguer une personne d’une autre et qui peuvent être utilisés pour lever le voile sur des données anonymes peuvent être considérés comme étant des « renseignements permettant d’identifier une personne ».

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

La Loi sur l’accès à l’information donne à chaque citoyen canadien, résident permanent, personne ou entreprise au Canada le droit de demander l’accès à des dossiers qui relèvent du contrôle d’institutions gouvernementales fédérales, peu importe leur format. Le bureau de l’AIPRP du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada examine nos avis de protection des renseignements personnels et de consentement.

Fichier de renseignements personnels

Il s’agit de descriptions de renseignements personnels organisés relevant du contrôle d’une institution gouvernementale qui peuvent être récupérés à l’aide du nom d’une personne ou d’un numéro, d’un symbole ou d’un autre élément qui permet de valider l’identité de cette personne.

Confidentiel

Il s’agit d’un niveau de confidentialité. Les données confidentielles sont normalement codées : on assigne au sujet un identificateur unique qui est utilisé pour identifier les données (par exemple, « répondant 1 »).

Anonymes

Il s’agit d’un niveau de confidentialité. Les données anonymes sont enregistrées de telle sorte que les renseignements ne peuvent jamais être associés au sujet qui les a fournis.

Anonymisées

Il s’agit d’un niveau de confidentialité. Les données anonymisées sont des données recueillies où l’identité du participant est connue à l’origine. Elles sont ensuite assujetties à un processus rigoureux pour en retirer les renseignements liés à l’identité, afin qu’aucun élément unique ou combinaison de données ne puisse servir à trouver l’identité de la personne.

Renseignements protégés

Cette définition s’applique aux renseignements ou aux biens qui, selon toute vraisemblance, pourraient causer des préjudices à des intérêts non nationaux en cas de compromis, c’est-à-dire à un intérêt individuel comme une personne ou un organisme.

Ce qu’il faut savoir, par étape de recherche

Alors, vous êtes à jour et prêt pour la recherche? Discutez de ces questions à mesure que vous avancez dans votre recherche. Collaborez avec votre analyste des politiques pour répondre à ces questions, du début à la fin de l’étude.

Avant de commencer

  • Qui réalisera la recherche?
  • Le ministère a-t-il déjà fait de la recherche sur les utilisateurs?
  • Quel type d’autorisation le ministère partenaire détient-il pour recueillir des renseignements?
  • Comment partageons-nous des observations de recherche?
  • Le ministère nous permettra-t-il de trouver des partenaires de recherche?
  • Recueillerons-nous des renseignements personnels au cours du processus de recrutement?

Aperçu du service

  • Réponses à des questions essentielles :
    • Quelles sont les pratiques ministérielles propres à l’AIPRP?
    • Quelle est l’analyse de rentabilité pour la recherche?
  • Bonnes réponses à avoir :
    • À quel point le partenaire est-il réfractaire au risque?
    • Qui devrions-nous rencontrer pour partager le plan de recherche?
    • Le ministère a-t-il des contraintes spécifiques quant à la collecte de renseignements?

Plan de recherche

  • Réponses à des questions essentielles :
    • Quelles méthodes envisageons-nous utiliser et quels renseignements personnels devrons-nous recueillir?
    • Quelles sont les tailles d’échantillon prévues?
  • Bonnes réponses à avoir :
    • Quelles technologies utiliserons-nous?
    • Comment ferons-nous pour enregistrer et entreposer les observations?
    • Combien les données que nous recueillerons sont-elles délicates? Comment masquerons-nous les renseignements personnels?
    • Comment obtiendrons-nous le consentement?

Précision de votre public cible

  • Réponses à des questions essentielles :
    • Devrons-nous prendre des mesures particulières pour empêcher la coercition et nous assurer d’obtenir un consentement éclairé?
    • Où rencontrerons-nous les utilisateurs au cours des tests et des entrevues (au domicile et dans un lieu public, entre autres)?
  • Bonnes réponses à avoir :
    • À quels segments de la population aimeriez-vous parler?
    • Quel est le délai d’exécution pour l’obtention du consentement?

Recrutement de participants

  • Réponses à des questions essentielles :
    • Quelle méthodologie de recrutement utiliserai-je? L’interception? L’effet boule de neige?
    • Quels renseignements permettant d’identifier une personne sont-ils recueillis? De quels renseignements permettant d’identifier une personne avons-nous besoin?
  • Bonnes réponses à avoir :
    • Aurons-nous accès à des participants par l’entremise des canaux des partenaires et des clients?
    • Quels renseignements puis-je partager avec des participants éventuels?
    • Puis-je communiquer avec d’anciens participants ?

Recherche en cours

  • Réponses à des questions essentielles :
    • Quels sont les avantages et les risques de cette recherche pour les participants?
  • Réponses bonnes à avoir :
    • Comment puis-je clairement indiquer à un participant la manière que nous utiliserons ses données? Comment puis-je garantir que l’utilisation des données se limitera à cette fin?
    • Existe-t-il des sujets que je ne peux pas aborder pendant ma collaboration avec un partenaire?
    • Comment puis-je assurer la protection des renseignements personnels des participants tout au long de la recherche?

– La dernière mise à jour a été effectuée par Colin le 25 mars 2019.