Guide pour personnel de SNC pour les demandes de services d’abonnement logiciel non classifiés de faible valeur
Si vous êtes un membre du personnel de SNC intéressé à utiliser un service d’abonnement logiciel, suivez ce processus pour l’approbation et le paiement.
Comment déterminer si ce processus vous convient :
Q1. S’agit-il d’un service d’abonnement logiciel?
Les services d’abonnement logiciel sont des outils en ligne payés mensuellement ou annuellement. Bon nombre de ces outils peuvent aider les gens à collaborer, à développer des logiciels, à assurer la surveillance et le dépannage des systèmes, etc.
Par exemple, GitHub, Trello, Airtable, MongoDB, etc. Les services d’abonnement logiciel que SNC utilise actuellement sont énumérés dans la feuille de calcul suivante : (lien caviardé)
Pour obtenir de plus amples renseignements ou des conseils sur les services d’abonnement, veuillez vous adresser à l’équipe des opérations internes.
Q2. Le service est-il déjà utilisé par SNC?
Veuillez prendre un moment pour passer en revue la liste de descriptions abrégées énumérées dans cette feuille de calcul pour vous assurer que l’abonnement que vous demandez n’est pas déjà utilisé. Dans certains cas, des abonnements différents peuvent être très semblables, et il n’est peut-être pas nécessaire d’en acheter un nouveau.
Si le service est déjà désigné comme actif dans la feuille de calcul ci-dessus, bonne nouvelle! SNC paie déjà pour celui-ci, et vous n’avez pas besoin de suivre ce processus. Vérifiez ce qui est indiqué dans la colonne des utilisateurs ayant un accès d’administrateur, à droite, pour savoir à qui vous adresser si vous avez besoin d’ajouter de nouveaux utilisateurs ou de modifier des paramètres de configuration.
Si le service ne figure pas dans la feuille de calcul ci-dessus ou s’il est actuellement désigné comme inactif, passez à la question suivante.
Q3. Le service utilise-t-il uniquement des données non classifiées?
Si le service comprend des données de niveau Protégé A ou Protégé B, le processus d’approbation est beaucoup plus complexe (et fait appel à de nombreux intervenants externes, p. ex., le processus d’admission dans le nuage de SPC, l’approbation du CEAE, et plus encore).
Parmi les exemples de données de niveau Protégé A, mentionnons les renseignements d’identification (numéros de téléphone, adresses électroniques, adresses domiciliaires, états de demande, etc.). Exemples de données de niveau Protégé B : dossiers médicaux/bancaires, évaluations du rendement, etc.
Si vous n’êtes pas certain du niveau de sensibilité de vos données, parlez à n’importe quel membre de l’équipe des politiques. Privilégiez la prudence – si vous n’êtes pas certain, demandez.
Si le service ne contiendra que des données non classifiées, c’est-à-dire aucune donnée de niveau Protégé A ou B, passez à la question suivante.
Si le service doit contenir des données de niveau Protégé A ou Protégé B, parlez au responsable de la sécurité des prochaines étapes et attendez-vous à un processus plus long.
Q4. S’agit-il d’un service de faible valeur?
Ce processus est conçu pour les achats de faible valeur qui peuvent être effectués par carte d’achat (carte de crédit d’entreprise).
Avant que tout nouvel achat puisse être fait au moyen de la carte d’achat, le Chef des opérations de SNC doit fournir une approbation de l’article 32 par courriel.
Si le coût du service d’abonnement en nuage est inférieur à 200 $ par mois, le Chef des opérations de SNC peut l’approuver sans renseignements supplémentaires. Si le coût est plus élevé que ce seuil, mais inférieur à 1 200 $ par mois, vous devrez peut-être expliquer plus en détail pourquoi il est utile à SNC ou à votre équipe. S’il coûte plus de 1 200 $ par mois, il est peu probable qu’il soit approuvé parce qu’il pourrait causer des problèmes liés à l’acquisition par carte d’achat ou au plafond des fournisseurs exclusifs. Dans ce cas, d’autres processus de passation de marchés sont offerts – parlez à l’équipe des opérations internes pour connaître les prochaines étapes.
Comment demander un nouveau service d’abonnement non classifié de faible valeur :
1. Remplir le formulaire de demande de logiciel en tant que service (Saas) de Google
La première étape consisterait à remplir un formulaire Saas de Google (lien caviardé). L’approbation de votre gestionnaire sera automatiquement demandée lorsque vous soumettrez le formulaire. Vous trouverez ci-dessous les renseignements dont vous aurez besoin pour remplir le formulaire :
- Désignation du service
- Une adresse URL vers la page d’accueil du service (p. ex., https://github.com/cds-snc/)
- Brève description du service et justification de la demande
- Coût mensuel ou annuel habituel et niveau d’abonnement*
- Nombre d’utilisateurs et noms des utilisateurs
- Nom de l’administrateur du compte et d’une autre personne-ressource
Afin de déterminer le meilleur niveau de coût d’abonnement, veuillez prendre le temps d’examiner et d’évaluer les options de configuration, la tarification et le nombre d’utilisateurs dont vous prévoyez avoir besoin pour le service, tout en gardant à l’esprit le meilleur rapport qualité-prix ainsi que les besoins futurs de SNC.
2. Coordonner l’approbation de l’article 32 avec l’équipe des opérations internes
Une fois que votre gestionnaire aura approuvé le formulaire, l’équipe des opérations internes le recevra et l’enverra au Chef des opérations de SNC pour l’approbation de l’article 32 en envoyant une copie conforme au demandeur et au gestionnaire ayant approuvé le formulaire pour information.
Il s’agit d’une étape importante et, à des fins de vérification, aucun abonnement ne sera acheté sans cette approbation.
Une fois que le Chef des opérations de SNC a répondu au courriel en confirmant son approbation, passez à l’étape suivante.
3. Collaborer avec l’équipe des opérations internes pour entrer les détails sur la carte d’achat
(Détails caviardés)
L’équipe des opérations internes ne partagera les renseignements sur les cartes de crédit que par téléphone/Google Hangouts et jamais par courriel ou par Slack.
4. Configurer les courriels de facturation pour qu’ils soient acheminés automatiquement à l’équipe des opérations internes
Si on vous demande un courriel de facturation pour le service, entrez (lien caviardé) de sorte que l’équipe des opérations internes reçoive les factures. S’il s’agit d’un service à utilisateur unique (ou de paiement par utilisateur avec un nombre limité de membres de l’équipe) et que vous recevrez les factures vous-même, configurez-les pour qu’elles soient acheminées automatiquement à l’adresse de facturation (au moyen d’un filtre Gmail sur votre courriel de SNC ou d’une règle Outlook sur votre courriel du SCT).
Vous devez vous assurer que les factures de chaque mois sont envoyées à l’équipe des opérations internes par l’entremise de la boîte de réception (lien caviardé), car elles doivent être rapprochées avec ses relevés mensuels de carte d’achat.
5. Ajouter un autre administrateur au compte
Veuillez vous assurer qu’au moins une autre personne a un accès d’administrateur au compte et en informer l’équipe des opérations internes, au cas où des changements seraient apportés pendant que vous êtes en vacances, que vous ne pouvez pas être joint, etc.
6. Évaluer le besoin de cet abonnement
Après un mois d’utilisation, déterminez si l’abonnement est utile pour vous et votre équipe et s’il a une valeur pour SNC.